人力資源

如何做好工作分析
 
一、工作分析的內容
 
      工作分析判斷能夠為人力資源管理活動提供種種關于工作方面的信息,這些信息又直接影響管理者對某個問題作出最后的決定。一般而言,通過工作分析能提供如下有效信息:
      (1)工作事項、工作方式、工作標準及工作條件。
      (2)工作所需的知識、技能和能力。
      (3)工作中與他人的交往活動。
      (4)工作中所使用的機器設備和工作環境。
      (5)工作所承擔的任務、職責和責任。
      工作分析的最終形式就是經過整合和篩選上述信息,然后制定出工作說明書和職務要求細則。
 
二、工作分析的目的
 
      (1)考核員工。制定員工考核的標準,從而使對員工的考核做到客觀公正,而且工作分析能夠提供各工作相互關系的信息,合理地安排人員調動。
      (2)人才甄選。可以詳細了解某項工作職責以及工作人員應該必備的基本條件,為人才的甄選提供依據。
      (3)培訓員工。有利于使企業制定培訓計劃,開展員工的在職業務培訓或其他培訓活動。
      (4)搞好安全衛生工作。可以預先發現可能發生危險的場所或設施,并采取適當的措施,減少或消除職務傷害和職業病的發生,搞好職業安全衛生管理工作。
      依據工作分析所得出的資料,可以使組織內部的所有員工對工作有更深的了解,避免或減少不必要的沖突;也可以使人力資源部門制定合理的升遷、考核等人事制度,貫徹人力政策。總之,有效的工作分析有利于組織建立完備良好的人力資源制度。
 
三、工作分析的方法
      1.問卷調查法
      問卷調查法是以標準化的問卷形式列出一組任務或行為,要求調查對象對各任務或行為的出現頻率、重要性、難易程度,以及與整個工作的關系等打分,然后由計算機對打分結果進行統計分析。調查問卷可以用郵寄或面談的方式來完成。
 
      問卷調查法成本較低,耗時少,不影響工作,調查面廣,可以量化,并且數據可由計算機來處理。因此,通過精心設計的調查問卷可獲取大量有用的信息。但如果員工的表達能力或理解能力較低,就難以收集到真實的信息。而且,由于人們的認知能力存在差異,工作分析人員、問卷設計者和調查對象對同一問題的理解可能會不一致,解釋也就不一致。此外,問卷調查法不容易了解調查對象的態度和動機等較深層次的信息。
 
      2.訪談法(面談法)
      訪談法是由分析人員分別訪問工作人員本人或其主管人員,以了解職務說明中原來填寫內容的正確性,或對原填寫的事項有所疑問,以訪談方式加以澄清的方法。
      訪談法雖不像問卷調查法那樣具有完善的結構,但卻具有問卷調查法不可替代的作用:可獲得問卷調查法所不能獲得的資料;證實已獲得的資料。
      訪談所涉及的內容一般有以下幾點:
      (1)職務的性質和范圍。主要了解該職務在企業中的關系、其上下屬職能的關系;所需的一般技術知識、管理知識、人際關系知識;所需解決問題的性質以及自主權。
      (2)所負責任。涉及組織、戰略、控制、執行等方面。
      (3)工作目標。企業設立這一職務的原因及確定職務報酬的依據。
      (4)工作內容。任職者在企業中發揮的作用及其行動對企業產生的后果。
      訪談法能夠簡單而迅速地搜集工作分析資料,適用面廣,能夠了解在短期的直接觀察中不容易發現的情況,有助于發現被忽視的問題。但它經常被認為是調整薪酬的序幕,員工容易把它看做是變相的績效考評,容易引起工作分析資料的失真和扭曲,訪談法所提出的問題也可能會因不夠明確而造成誤解。因此,訪談法最好不要作為工作分析的惟一方法。
 
四、工作分析的過程
      1.準備階段
      這個階段的工作主要是了解情況,確定樣本,建立關系,組成工作小組。具體包括:
      (1)明確工作分析的意義、目的、方法、步驟。
      (2)以精簡、高效為原則,組建工作小組。    ’
      (3)確定調查和分析對象的樣本,并考察樣本的代表性。
      (4)把各項工作分解成若干工作元素和環節,確定工作的基本難度。
      (5)向有關人員宣傳、解釋,同他們建立良好的人際關系,并使他們做好心理準備。
 
    2.調查階段
      這一階段的主要工作是對整個工作過程、工作環境、工作內容和工作人員等主要方面作一個全面的調查。主要包括:
      (1)編制調查問卷和提綱。
      (2)收集有關工作的特征以及需要的各種數據。
      (3)搜集工作人員必有的特征信息。
      (4)要求被調查的員工對各種工作特征和工作人員特征的重要性和發生頻率等作出等級評定。 
  
      3.分析階段
      這一階段的主要任務是對有關工作特征和工作人員特征的調查結果進行全面深入的分析。主要包括:
      (1)審核已收集到的各種信息。
      (2)分析、發現有關工作和工作人員的關鍵成分。
      (3)歸納、總結出工作分析的材料和要素等。
 
      4.報告階段
      這一階段是工作分析的結尾階段。要將分析的結果寫成書面材料,即編寫成工作描述和工作說明,并提交給相關部門。
 

 
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